Het organiseren van de vastgoed-taak binnen een zorgorganisatie, deel 5: Key Performance Indicators (KPI’s)

Hoe weet je of je op de goede weg bent? Of je binnen de gestelde tijd en met de uitgezette koers ook het doel gaat halen? Veel organisaties waar gewerkt wordt vanuit de gedachte van integraal management werken met een dashboard of Balanced ScoreCard (BSC) met daarop een aantal thema’s die onder de loep genomen worden. Prestatie-indicatoren heten die thema’s. Ookwel Key Performance Indicators (KPI’s)of Kritische Prestatie Indicatoren in het Nederlands.

Elke organisatie moet voor de eigen business KPI’s ontwikkelen. Er bestaat geen standaard, iedere organisatie moet zelf die KPI’s ontwikkelen die passen bij de eigen organisatiedoelen. N.B. KPI’s zijn geen vervanging van financiële rapportages, maar een kwalitatieve aanvulling daarop.

De afdeling vastgoed zal dus eigen specifieke KPI’s moeten benoemen. Deze KPI’s moeten daadwerkelijk iets zeggen over de prestatie die de afdeling vastgoed levert en de mate waarin de doelstellingen zijn behaald. Meten alleen om het meten is zinloos.

KPI’s moeten duidelijk zijn, slechts voor één uitleg vatbaar, oftewel SMART geformuleerd. Ook moet met de KPI een ontwikkeling, een trend in kaart kunnen worden gebracht. Het heeft geen toegevoegde waarde om te meten aan een thema waarvan je weet dat het perfect loopt en alles op tijd en binnen kaders wordt gerealiseerd. Het kan dus goed zo zijn, dat een KPI na enkele jaren van het scorebord verdwijnt, omdat de ontwikkeling ervan voltooid is.

Daarbij is het aan te bevelen de set aan KPI’s beperkt en overzichtelijk te houden. Het instrument KPI’s is een management tool, geen doel op zich.

De vastgoedafdeling binnen een zorgorganisatie heeft twee ‘klanten’ waarvan het belangrijk is dat bijgehouden wordt of deze klanten goed worden bediend. Dat zijn de Raad van Bestuur aan de ene kant en de zorgclusters/ -divisies aan de andere kant.

Voor de Raad van Bestuur is het van belang dat de afdeling vastgoed de rol van eigenaar van het vastgoed goed invult.

Voor de zorgdivisie is het van belang dat de afdeling vastgoed de wensen die zij hebben rond huisvesting goed beantwoord.