Het organiseren van de vastgoed-taak binnen een zorgorganisatie, deel 3 : Outsourcing

Outsourcing vraagt om ‘demand management’

Het proces van outsourcen van nu nog interne diensten vraagt de nodige aandacht van de organisatie. Maar dan: hoe stuur je de leverancier zodat je de juiste prijs betaalt? Hoe spreek je de te leveren kwaliteit af? Het sturen van activiteiten en werkzaamheden die geheel of gedeeltelijk zijn uitbesteed, wordt ‘demand management’ genoemd.

Door functies uit te besteden, ontstaat binnen de organisatie een paradigma-shift. Zolang de functie in huis is, bepaalt de dienstverlenende functie mede de vraag. De functie is beschikbaar en eenvoudig benaderbaar en wordt dan ook ingezet en uitgenut. Wordt de functie op afstand geplaatst, dan wordt de urgentie om na te denken over wat echt nodig is, het bepalen van de werkelijke vraag, groter. Vaak ligt hierin al een goede mogelijkheid voor het besparen van kosten.

Bij de start van het outsourcingsproces moet al duidelijk zijn, wat de doelen zijn, die de zorgorganisatie wil behalen door activiteiten te outsourcen. Een contract of Service Level Agreement (SLA) afsluiten met de leverancier is slechts het slotstuk van het outsourcingsproces. In het af te sluiten contract of SLA moeten achterliggende strategische doelen worden geborgd. Een outsourcingstraject is breder dan een regulier inkoopproces. Als het contract of SLA gesloten is, moeten in de organisatie enkele praktische rollen worden ingevuld. De volgende rollen moeten worden opgepakt:

1.            De relatiemanager:

Centraal aanspreekpunt voor leverancier en organisatie, tevens escalatieniveau;
2.            De performancemanager:
Bewaakt de prestatie op kwaliteit (in de breedte van GOTIK);
3.            De contractmanager:
Beheert de contracten of SLA’s.

Het is belangrijk dat genoemde rollen niet bij één medewerker samen komen. Dat geeft onvoldoende ruimte om de verschillende rollen goed in te vullen.

Het is daarbij evenmin zo dat al deze rollen per se binnen de vastgoedafdeling moeten liggen: de contractmanager en de relatiemanager kunnen zich ook buiten de afdeling vastgoed bevinden. Wel is het zo dat vanuit de expertise van de vastgoedafdeling het wel wenselijk is, dat de rol van performancemanager binnen het cluster wordt ingevuld.

'Technische briefing' over Scheiden wonen en zorg

Op 7 maart jl. vond een ‘technische briefing’ plaats bij het ministerie van VWS over de stand van zaken op het dossier Scheiden van wonen en zorg (SWZ). Deze briefing werd gehouden voor leden van de Tweede Kamer van de twee partijen in het kabinet en de (toen nog) gedoogpartner. Altijd leuk om de lichte vormen van irritatie te zien bij de Kamerleden die niet aanwezig waren en kennelijk ook niet helemaal niet uitgenodigd waren, maar dit terzijde. In ieder geval leverde hun Kamervragen op, dat de sheets van deze bijeenkomst nu gewoon op internet te vinden zijn.

Wat was er nou technisch aan deze briefing? Ik zou het niet weten. Het lijkt me meer een verhaal voor mensen die nog nooit van SWZ hebben gehoord, geen clou hebben van de financiering van de zorg vroeger of op dit moment, en geen idee hebben welke besluiten en voornemens er al zijn gecommuniceerd. Voor mensen die het dossier wel volgen staat er weinig (eufemisme) nieuws in.

Wat wel uit deze presentatie spreekt, is het opvallende gemak waarmee (door ambtenaren?) gesproken wordt over de uitvoeringsaspecten van SWZ.
Alleen de nieuwe gevallen VV1 en VV2 vallen per 2014 onder SWZ: een ingroeimodel, omdat de bestaande populatie nog geen rekening heeft kunnen houden met de hoogte van de huur (sic!). Dat betekent dat er twee regimes kunnen gelden binnen zorginstellingen, waarschijnlijk zelfs binnen één complex. De ene bewoner betaalt straks voor z'n appartement, dan ander krijgt het zo. Daarbij heeft de Belastingdienst ‘voorkeur voor administratieve afhandeling door zorginstellingen’ van de huurtoeslag voor individuen. Dat kan ik me voorstellen ;-). Maar wat een getover straks om dat allemaal administratief bij te houden! Zonder glazen bol voorspel ik dat er vacatures binnen de zorginstelling gaan ontstaan om dit allemaal op te pakken, wat mogelijk ten koste gaat van ‘handen aan het bed’.
Natuurlijk moeten we even de huurwet en de GBA aanpassen, maar ach, dat ligt niet bij VWS. Ook moeten er op de een of andere manier meer woningen komen die geschikt zijn voor zorg, maar ook dat ligt buiten de invloedsfeer van VWS. Het BZa, het indicatiebesluit enzo moeten even worden aangepast, en de ZZP- en NHC-tarieven opnieuw berekend. Dat zijn dan weer wel klusjes voor VWS.

En wat verandert er dan eigenlijk? Doel van de hele operatie SWZ was toch om de cliënt keuzevrijheid te geven en het kwaliteitsniveau van zorg en wonen omhoog te brengen? Wat vooral gesignaleerd wordt in deze briefing is dat zowel voor de zorginstelling als ook voor de cliënt de administratieve lasten toenemen. En dat VWS de hoogte van de huur en de servicekosten lijkt te zien als belangrijkste indicator voor de keuze van de cliënt om ergens zorg te gaan afnemen.
Zie voor de sheets onderstaande link.

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/algemene-wet-bijzondere-ziektekosten-awbz/documenten-en-publicaties/brochures/2012/04/27/sheets-scheiden-van-wonen-en-zorg-swz.html