Het organiseren van de vastgoed-taak binnen een zorgorganisatie, deel 3 : Outsourcing

Outsourcing vraagt om ‘demand management’

Het proces van outsourcen van nu nog interne diensten vraagt de nodige aandacht van de organisatie. Maar dan: hoe stuur je de leverancier zodat je de juiste prijs betaalt? Hoe spreek je de te leveren kwaliteit af? Het sturen van activiteiten en werkzaamheden die geheel of gedeeltelijk zijn uitbesteed, wordt ‘demand management’ genoemd.

Door functies uit te besteden, ontstaat binnen de organisatie een paradigma-shift. Zolang de functie in huis is, bepaalt de dienstverlenende functie mede de vraag. De functie is beschikbaar en eenvoudig benaderbaar en wordt dan ook ingezet en uitgenut. Wordt de functie op afstand geplaatst, dan wordt de urgentie om na te denken over wat echt nodig is, het bepalen van de werkelijke vraag, groter. Vaak ligt hierin al een goede mogelijkheid voor het besparen van kosten.

Bij de start van het outsourcingsproces moet al duidelijk zijn, wat de doelen zijn, die de zorgorganisatie wil behalen door activiteiten te outsourcen. Een contract of Service Level Agreement (SLA) afsluiten met de leverancier is slechts het slotstuk van het outsourcingsproces. In het af te sluiten contract of SLA moeten achterliggende strategische doelen worden geborgd. Een outsourcingstraject is breder dan een regulier inkoopproces. Als het contract of SLA gesloten is, moeten in de organisatie enkele praktische rollen worden ingevuld. De volgende rollen moeten worden opgepakt:

1.            De relatiemanager:

Centraal aanspreekpunt voor leverancier en organisatie, tevens escalatieniveau;
2.            De performancemanager:
Bewaakt de prestatie op kwaliteit (in de breedte van GOTIK);
3.            De contractmanager:
Beheert de contracten of SLA’s.

Het is belangrijk dat genoemde rollen niet bij één medewerker samen komen. Dat geeft onvoldoende ruimte om de verschillende rollen goed in te vullen.

Het is daarbij evenmin zo dat al deze rollen per se binnen de vastgoedafdeling moeten liggen: de contractmanager en de relatiemanager kunnen zich ook buiten de afdeling vastgoed bevinden. Wel is het zo dat vanuit de expertise van de vastgoedafdeling het wel wenselijk is, dat de rol van performancemanager binnen het cluster wordt ingevuld.